PROCESSO SELETIVO
05-07-2010

Recepcionista: “peça” muito importante no Processo Seletivo!

Por Alexandre Peconick (texto) / Fotos: Site Sxc.hu


Multifuncional, a recepcionista exerce papel importante no conjunto de fatores que indicam se um candidato é ou não aderente a uma vaga

     Muito mais do que ser o cartão de visitas físico de uma empresa, em uma consultoria de Recursos Humanos de alta qualidade como o Grupo LET, a recepcionista é uma auxiliar administrativa que dá suporte ao processo seletivo de qualquer vaga para emprego (trabalho).

     O candidato a uma vaga do Grupo LET Recursos Humanos deve ter a consciência de que ao entrar pela porta da sala 309-A, na matriz da empresa localizada na Barra da Tijuca – ou em qualquer outra dependência desta consultoria – ele já está sendo avaliado quanto à sua postura, ao seu comportamento. Esta é uma demanda do mercado que espera contar com profissionais que excelente capacidade de se relacionar vertical e horizontalmente nas empresas.

      Certa vez o presidente de uma empresa – conhecido como “O Presidente RH” por renomados consultores – pediu para conduzir pessoalmente a etapa final de entrevistas de um processo seletivo para um cargo gerencial. Ele precisa de um gerente que tivesse bom diálogo com todos os segmentos e níveis hierárquicos desta empresa. Cinco candidatos lhe foram enviados pela consultoria. Para testá-los, colocou-os em contato com a Recepcionista da empresa e decidiu que, propositalmente, atrasaria as entrevistas por cerca de 40 minutos. Observou cada atitude deles com a Recepcionista por uma discreta janelinha de vidro. Após conversar e conhecer os cinco candidatos, constatou que havia diferenças técnicas gritantes entre eles. Ao final contratou, curiosamente, aquele que mais carências técnicas possuía e justificou: “Ele foi o que tratou a Recepcionista com mais cordialidade, respeito e humanidade e em nenhum momento citou o atraso de 40 minutos; os demais agiram de forma no mínimo inconveniente, para não falar outros adjetivos”. Ou seja, o presidente teve uma visão atual da demanda mais exigida pelo mercado: valores morais. Cursos, capacitação técnica, pensou ele, a empresa poderia mais tarde subsidiar. Mas valores morais a pessoa traz de casa, de sua educação, ou tem ou não tem, mas já deveria ter desenvolvido.

      Fabiana Frutuoso, de 30 anos, auxiliar administrativa, é a Recepcionista da matriz do Grupo LET. Diariamente ela recebe uma média de 100 candidatos apenas considerando aqueles que participarão das entrevistas e dinâmicas de grupo para os processos seletivos das vagas em aberto – até o fechamento desta reportagem, apenas para a cidade do Rio de Janeiro, o Grupo LET contava com 432 vagas em aberto.

      Chegando à recepção o candidato informa o motivo de sua vinda – entrevista para emprego, admissão, desligamento (rescisão) ou para deixar o currículo. Em se tratando de processo seletivo, Fabiana pergunta ao candidato com quem é a entrevista (que é informado ao candidato no momento em que este recebe o telefonema de convocação) e qual o cargo. Ela anota as informações em uma planilha e já encaminha o candidato ao local da entrevista, geralmente uma das salas da empresa. Mas não é só isso. Fabiana também ajuda as Analistas e Assistentes de RH nos telefonemas de convocação, nos feedbacks negativos após resultado dos processos seletivos, na aplicação de provas e testes aos candidatos e na transmissão de informações importantes sobre o Grupo LET Recursos Humanos.

      É um trabalho que tem sua complexidade. Em dias de maior trânsito, cerca de 40 ou 50 pessoas podem estar ao mesmo tempo entre as salas e a recepção em vários processos seletivos simultâneos para vagas distintas. Em algumas situações a Recepcionista só fica sabendo no mesmo dia as informações sobre os processos seletivos aos quais dará suporte. “Felizmente aqui no Grupo LET o senso de equipe é muito forte, então me entendo muito bem com a equipe do RH”, assegura Fabiana.

     O amplo entendimento entre Analistas de RH, Assistentes de RH e a Recepcionista agiliza muito cada processo seletivo, por mais complexidade possível que possa trazer o perfil dos candidatos. “Tenho que estar preparada para atender pedidos das profissionais de RH e de DP a qualquer momento”, explica Fabiana.

     Fabiana observa que muitos candidatos quando recebem a convocação pelo telefone infelizmente não se preocupam em anotar todos os dados da entrevista que lhe são passados. “Alguns chegam à entrevista sem a documentação necessária ou sem o material que pedimos; por isso ao recepcioná-los procuro orientar da melhor forma possível sobre a máxima atenção que devem ter com relação ao que pedimos”, afirma a recepcionista.

     A recepcionista do Grupo LET também revela ter sempre muita cordialidade e atenção mesmo para aquelas pessoas que se dirigem a ela de forma não muito educada. “Algumas pessoas não me vêem como uma pessoa tão importante, então se comportam de forma diferente do que se estivesse à frente da recrutadora”, conta Fabiana que às vezes se vê em situações de ter que lidar com posturas agressivas, irônicas ou indelicadas de alguns. “Se um candidato se atrasa e atrasa a entrevista do candidato seguinte que chegou na hora, este que chegou na hora não entende e reclama às vezes de forma não prudente; descarregando a sua insatisfação”, diz. Mas já naquele momento estão sendo observados pela equipe de RH.

     Segundo Fabiana, há pessoas que reclamam já ao telefone porque a entrevista é “de manhã muito cedo” ou “muito longe”. “Muita gente falta à entrevista e vem no dia seguinte achando que pode ser entrevistado a qualquer momento e eu informo a eles que devem respeitar prazos e agendas sempre”, conta Fabiana. Se um candidato não tem uma boa atitude com a Recepcionista ao telefone, isso é passado por ela à Analista de RH.

     Alguns candidatos ainda diferenciam tratamento que dispensam às pessoas pelo cargo que elas ocupam, mesmo quando orientadas ser esta uma postura não mais condizente com a realidade.

Profissionais de RH falam sobre a “parceira” Recepcionista

     Aline Costa, Analista de RH do Grupo LET confirma a importância da recepcionista como peça chave nos processos seletivos que ela conduz. “A Fabiana tem muito cuidado e presta muita atenção às atitudes do candidato; nossa parceria com ela é muito importante para entendermos o candidato”, diz. Ela sugere que o candidato seja sempre simpático com a recepcionista e responda com clareza todas as perguntas que ela faz, mesmo porque são perguntas muito diretas e simples de serem respondidas. “Se alguém diferencia forma de tratar pessoas já revela algum despreparo que pode inviabilizar sua aprovação, pois se faz isso em um processo seletivo, poderá repetir a atitude no dia a dia de trabalho e as empresas, ao contrário, buscam pessoas com atitudes positivas”, explica Aline que se preocupa muito em orientar os candidatos quanto à sua postura ideal (atitude) no ambiente de trabalho. “É claro que as chamadas vagas operacionais exigem posturas diferentes e isso nós também avaliamos para também não sermos rigorosos demais, afinal queremos tratarmos todos com senso de justiça”, avalia a Analista de RH do Grupo LET.

     Suporte em diversas etapas do processo seletivo. Esta é a síntese da importância da Recepcionista para Aline Braga, Assistente de RH. “A Recepcionista avisa que o candidato chegou na hora, se está esperando há muito tempo, se está reclamando muito, se chegou mais cedo (e isso indica comprometimento), isso, para começar, conta muitos pontos, pois se ele tratou mal a Recepcionista e foi um doce comigo, algo de errado pode haver com ele”, indica. Segundo Aline, os recados transmitidos pela Recepcionista também são importantes, além do fato dela estar sempre atenta aos currículos que atendem ao perfil das vagas em disponibilidade. “A Recepcionista é um braço nosso”, compara Aline Braga.

     Faz quase dois anos que Thalita Fabres, Assistente da RH atua pelo Grupo LET. E durante este tempo ela também já fez a função de Recepcionista, ocasião de muito aprendizado, como revela. “A partir do momento em que o candidato se sente bem recepcionado ele fica mais satisfeito e mais tolerante em relação a possíveis atrasos ou imprevistos durante o processo seletivo”, acredita Thalita. Para ela, a Recepcionista é um ponto de apoio do candidato sobre informações da empresa, mas que ao mesmo tempo deve saber se colocar para saber o limite entre o que deve e o que não deve ser dito, além do tempo que deve usar para suas tarefas. “É importante se comunicar de uma forma clara e simples de modo que o candidato não possa interpretar alguma forma de tratamento como irônica, admito que este é um desafio para a Recepcionista e ao mesmo tempo um aprendizado”, considera Thalita.

     Aos nossos internautas, sejam eles futuros candidatos em processos seletivos do Grupo LET ou não, vale a pena refletir que do presidente de uma multinacional que gera muitos lucros e muitos postos de trabalho ao faxineiro que deixa nossa calçada brilhando de limpa, todos merecem a mesma consideração.

Os “Dez Mandamentos” do bom relacionamento Candidato – Recepcionista:

1 – Fique atento a tudo o que lhe é dito pela recepcionista ao telefone e leve para a entrevista o que for pedido por ela.
2 – Faça o possível para chegar no horário, na pior das hipóteses, chegue mais cedo.
3 – No contato pessoal, logo ao chegar seja paciente, não demonstre irritação por qualquer motivo.
4 – Se a recepcionista por acaso lhe disser algo que desagrade ou que possa irritá-lo, o que é improvável, respire fundo, até feche os olhos, pense, mas nunca diga ofensas ou a trate com descortesia. Fale calma e pausadamente se quiser demonstrar que, por alguma convicção sua, tem razão na argumentação.
5 – Se tiver problemas em casa ou na rua, deixe-os lá, tão logo abrir a porta da consultoria.
6 – Respeite também o espaço dos outros candidatos que estão ali em relação ao contato com a recepcionista procurando permitir a eles também a oportunidade de se dirigir a ela.
7 – Trate a recepcionista em todos os momentos de sua permanência na consultoria com cordialidade e respeito, tentando, nem que por alguns segundo colocar-se no lugar dela: você gostaria de ouvir uma indelicadeza se estivesse ali?!
8 – Não faça excesso de perguntas que tomem demais o tempo da recepcionista (e até mesmo o seu tempo, que é precioso) e principalmente tente não perguntar coisas que nada têm a ver com a vaga.
9 – Se não cabe ser grosseiro, arrogante ou indelicado, também é uma indelicadeza cortejar a moça de forma acintosa. Lembre-se: você está ali por motivo de trabalho.
10 - Imagine que ao entrar na consultoria o processo seletivo já começou, ou melhor, imagine que já está trabalhando e que pode estar sendo avaliado.


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