A forma de receber, de escrever e até o seu tempo de resposta a um e-mail revela muito da sua personalidade para a pessoa que recebe o e-mail

     Certamente você já ouviu inúmeras vezes a frase “Olha, não adianta falar pelo telefone, me passe um e-mail para que fique tudo certo, OK?!” ou algo do gênero, bem semelhante. Muito além de ter desopilado a lotação de cartas do correio tradicional ou de ter aumentado a velocidade de resposta das solicitações, o E-MAIL revolucionou os mecanismos de comunicação pessoal e facilitou ações inovadoras no setor do empreendedorismo.

      Por e-mail são fechados trabalhos, por e-mail são gerenciados relacionamentos à distância, por e-mail são negociados projetos, por e-mail são respondidas entrevistas que antes teriam que ser por telefone ou pessoalmente. E-mail é prova jurídica em processo; e-mail pode alertar algo, pode lembrar alguém de alguma coisa, pode transformar situações ruins em boas, ou o contrário. Dessa forma, possuir um ou até vários e-mails não é mais diferencial a ninguém, é mecanismo obrigatório de sobrevivência nesta “Sociedade @(arroba).com.br”. Vivemos conectados, mesmo quando estamos em férias, viajando, na rua ou em trânsito.

      São transmitidos por minuto pela rede milhões de e-mail no mundo inteiro e não apenas por computador plugado na parede, mas via laptop, celular, pager e uma série de parafernálias que a criativa mente humana não pára de construir.

     Tanto envolvimento com a comunicação eletrônica gera uma responsabilidade gigantesca para a qual muita gente ainda não acordou. O fato é que a sua forma de receber, de escrever e até o seu tempo de resposta a um e-mail revela muito da sua personalidade para outra pessoa, a que recebe o e-mail. Mais do que isso, as palavras que você usa no e-mail revelam que peso ou que importância você está conferindo àquela mensagem. Em alguns processos seletivos – não necessariamente os do Grupo LET – os e-mails respondidos por candidatos já foram decisivos para sua aprovação ou reprovação.

     Afinal, a imagem de um profissional no mercado não atende somente pela sua competência acumulada – senão somente o seu currículo seria suficiente para definir um posicionamento no mercado – mas, sobretudo pelo entendimento do outro em relação ao que transmitimos. E face à quantidade de atribuições que um profissional multifuncional tem em seu dia a dia, torna-se praticamente comum o fato de que cerca de 80% de sua comunicação se dá pelo meio virtual, ou seja, por e-mail. Este dado é até estatístico. Somos hoje, por necessidade, verdadeiros “andarilhos eletrônicos”. Aceitando esta realidade – o que não significa que não possamos transformá-la positivamente – todo o cuidado com as palavras e suas interpretações é pouco.

     O primeiro passo se dá antes de transmitirmos um e-mail. Devemos ter a nítida consciência de saber a função de um e-mail pessoal e a de um e-mail profissional. E-mails profissionais não aceitam – porque não combina, não faz sentido – nomes (ou “nicks”) do tipo “Gostosinho”, “Bela”, “Marcinha”, “cici-mengao”, “apaixonado_1982”, “paulo_e_monica” e outras pérolas. O ideal é que o e-mail profissional tenha o nome da pessoa e seu sobrenome ou o nome da área ligado ao da pessoa; exemplos: claudio. fernandes@...; ou guilhermesilva@..., ou nelson.financeiro@....

     Só dê e-mail pessoal a alguém se o assunto a ser tratado for estritamente pessoal e procure não colocar assuntos de foro íntimo em e-mails profissionais. O segundo passo dessas, digamos “regras de etiqueta eletrônica”, atende pelo termo “DESTINATÁRIO”. Pense bem na pessoa que irá receber sua mensagem; é alguém que adora ler e-mails? Esta pessoa tem muito tempo para ler e-mails? Ela realmente gosta de receber piadas e correntes por e-mail? É alguém que costuma ler e-mails todos os dias?

      Algumas respostas a estas perguntas indicam o tipo de e-mail que você deve transmitir à pessoa. Por exemplo; líderes de empresas (diretores, gerentes, presidentes, sócios-acionistas) são, em geral, pessoas muitíssimo ocupadas e extremamente objetivas e estratégicas em todas as suas ações. Em decorrência disso, para estas pessoas escreva sempre e-mails curtos. Em geral com no máximo duas ou três frases e, se puder, diga tudo em apenas uma. No assunto do e-mail seja claro, exemplo: “Reuniao de amanha” ou “Sobre admissão novo colaborador financeiro” ou “Entrevista encaminhada”, etc. Na frase (ou nas frases) use palavras curtas e de fácil entendimento. Não é porque o seu receptor tem alto cargo que você deve ser prolixo para impressioná-lo. Ao contrário, quanto mais difícil for o termo que você usar, mesmo por um líder, maior vai ser a chance de você ser mal interpretado.

     Assim, seguir algumas regras de etiqueta (comportamento) ao escrever um e-mail é ampliar as possibilidades para estabelecer uma comunicação de verdade e não apenas usá-lo como ferramenta para encaminhar com velocidade o que se pretende transmitir à equipe, clientes ou fornecedores. Esses cuidados eliminarão ou, pelo menos, diminuirão as distorções. Além, é claro, de criar um real canal de comunicação com o destinatário e não uma barreira ou um abismo, como vem ocorrendo com tantos profissionais desatentos à linguagem e ao formato correto da comunicação virtual.

VEJA AQUI OUTRAS DICAS IMPORTANTES:

1. Como a linguagem escrita é fria, não há as expressões faciais, sorrisos, tom de voz, cada palavra deve ser escolhida a dedo para não gerar um mal entendido ou transmitir grosseria. Nesse caso, se for para uma pessoa apenas, é educado citar o nome de quem se endereça e o cumprimento. Ex: Sr. Pedro, bom dia! Isso faz com que a pessoa que lê sinta a pessoalidade da mensagem e transmite uma certa simpatia. Em caso de e-mails enviados para diversas pessoas, o ideal é generalizar e não citar o nome de todos. Ex: Prezados Colaboradores, bom dia!

2. Evitar o uso de abreviações, muito usadas na Internet, como: vc, tb, pq, e também evitar palavras com grafia "inventada” no mundo virtual como: naum, aki, etc, para eliminar o risco de não ser compreendido ou mesmo mal interpretado. Para isso atente-se às regras de regência verbal, nominal, concordâncias, regra de acentuação gráfica e a grafia correta das palavras;

3. Não escrever com letras de caixa alta (tudo em letras maiúsculas): tem caráter agressivo, dá a impressão ao leitor que se está gritando com ele! Usar esse recurso apenas para escrever siglas. Ex. IBGE, IBAMA, etc. E também não usar apenas letras minúsculas, pois dá a impressão de descaso ou mesmo de preguiça; pior, parece que você escreveu aquele e-mail com pressa para se livrar logo dessa tarefa. A chance de você obter uma resposta ruim neste caso é altíssima.

4. Transmitir as idéias de modo simples, claro, objetivo, sem deixar dúvidas quanto ao que deseja dizer; ou sejam, procure não se explicar demais e não ser repetitivo nas palavras. Como diz um velho ditado; “quem fala demais, dá bom dia a cavalo”.

5. Manter a formalidade na escrita, mesmo entre colegas de trabalho mais próximos. Tudo o que se escreve está sendo registrado, essa mensagem pode ser encaminhada para outras pessoas e ninguém irá alterar o conteúdo da mensagem. Assim é importante evitar certos constrangimentos além da desvalorização profissional;

6. Indicar no campo Assunto qual é o tema a ser tratado: uma indicação clara nessa linha ajuda na recepção da mensagem. Ex: "Pauta Reunião da Diretoria"; "Tema do Treinamento"; "Solicitação de Visita". Colocar, por exemplo, apenas a palavra "informações" no campo assunto, não ajuda em nada. Especifique claramente o conteúdo. Por exemplo: "Informações_Novo Curso". Dê sempre referências que realmente o leitor entenda o contexto do e-mail, evite portanto: URGENTE! IMPORTANTE! ou "Um minuto do seu tempo", que soa muito como propaganda. Também há como manter alguma referência que identifique os e-mails da mesma pessoa. Ex: ##Contato; GBR_agenda. Essa atitude simples facilitará que o leitor encontre rapidamente os seus e-mails em sua caixa de entrada, pelo assunto;

7. Não esquecer de enviar o anexo, quando o e-mail tiver este propósito. É de certa forma desagradável para o receptor da mensagem não receber o anexo e ter que ficar verificando as mensagens seguintes para checar se o anexo finalmente chegou ou ter que responder um e-mail cobrando o anexo.

8. "Emotion"ou "smiley"(ícones formados por parênteses, pontos, vírgulas e outros símbolos do teclado, aquelas carinhas engraçadinhas do ) denotam emoções. Podem ser usados, mas apenas em e-mails para pessoas do tipo amigas, e não exageradamente, do contrário a comunicação não será atingida. Evite-os em e-mails profissionais;

9. Fazer sempre a verificação gramatical e ortográfica do texto. É muito desagradável enviar e/ou receber mensagens cheias de erros de português. Erros de grafias nas palavras – exemplo trocar “s” por c” ou por “ss”, “ch” por “x”; “ç” por “ss” – erros de concordância gramatical e mesmo erros de palavras que deveriam ser grafadas com maiúsculas virem com minúsculas geram mal-estar em quem as lê.

10.É mais fácil entender uma expressão positiva do que uma negativa. Por exemplo: "Pode me telefonar qualquer dia, depois das seis da tarde" funciona melhor do que "Não estou disponível até depois das seis da tarde"; ou seja, procure evitar o uso do termo “não” em e-mails ou restringi-lo ao máximo.

11.Listas por tópicos lêem melhor e causam mais impacto do que frases longas. Ao enviar um e-mail para esboçar conhecimento sobre determinado assunto, é melhor fazer uma lista ao invés de colocar tudo em uma frase ou parágrafo longo. Uma lista de tópicos é mais fácil de ler e causará um impacto inicial maior;

12.Ao despedir-se é bom que se use o "Respeitosamente", para alguém com cargo superior ao da pessoa que enviar a mensagem e "Atenciosamente", se não for para alguém com cargo superior. Pode-se usar também "Cordialmente", durante os primeiros contatos e "Abraços" já quando a relação está mais construída e próxima; somente use “beijos” quando em saudação de e-mail profissional quando se tratar de algum colega profissional que tenha relação próxima e cuja saudação não vá causar algum tipo de desconforto entre vocês ou em relação a terceiros que lerem o e-mail. Pense sempre no seguinte: quem envia o e-mail perde o controle sobre o uso da informação, pois o destinatário pode fazer com aquele e-mail o que bem entender, ou seja, envia para quem quiser, quando quiser e como quiser.

13.Conclua o e-mail com a sua assinatura (nome completo, telefone e o nome da empresa). Se possível, mas não obrigatoriamente, com a logomarca da empresa.

     É importante lembrar que todo profissional não pode agir como se quisesse se livrar dos problemas ao enviar um e-mail. Precisa utilizar essa maravilhosa ferramenta de comunicação a favor da agilidade da empresa e da prestação dos seus serviços, fazendo deste canal um diferencial competitivo. Portanto, enviar e-mail, não quer dizer "agora o problema é seu" e sim "vamos trabalhar juntos".

     Outro ponto importante da comunicação por e-mail é o do tempo de resposta. Se a pessoa te enviou um e-mail e sabe que você está no trabalho, mas não respondeu o e-mail, fica entendida uma mensagem nas entrelinhas de que “você não se interessou ou não valor àquele assunto”. Tenha isso em mente. Alguns problemas de relacionamento já foram criados em ambiente organizacional fruto da demora ou da não resposta a e-mails.

     Se você tem dificuldade em responder deixe isso claro ao seu interlocutor desde o início da “relação eletrônica” para evitar surpresas desagradáveis. Ou dedique uma parte do seu dia a responder e-mails se esta for realmente uma demanda que exista em sua rotina. Há pessoas que recebem centenas de e-mails e não conseguem se organizar para respondê-los.

     O SITE DO GRUPO LET Não tem a pretensão, porém, de em apenas uma reportagem esgotar um tema tão vasto e que muda a cada dia. Seria uma insensatez. Esperamos apenas que estas informações básicas aqui ajudem o nosso internauta a comunicar realmente aquilo que ele deseja, para quem, deseja, no modo e no tempo em que desejam.