Quem nunca ouviu o famoso ditado “tempo é dinheiro”; ou ainda a frase “ah, esse dia precisava ter mais do que 24 horas para conseguir fazer tudo o que é necessário!”. Pessoas assim geralmente são escravas do relógio quando, ao contrário, deveriam usar o relógio ao seu favor. Porém, nunca, em tempo algum, as frases acima foram tão reais como o são agora em meio a uma era globalizada em que tudo muda velozmente, em ritmo frenético. É preciso ter foco, saber o que se quer.

Mas como fazê-lo? A primeira dica para conseguir organizar o seu tempo, quer de trabalho ou pessoal, é saber onde, fisicamente, está cada coisa da qual precisa: em casa organize seu quarto, suas prateleiras; coloque documentos importantes sempre nos mesmo local onde terá certeza de encontrá-los, guarde espaço no armário para objetos e peças de vestuários que saiba que vai usar com maior freqüência. Não acumule lixo ou papéis dos quais não fará uso contínuo.

Na mesa de trabalho a mesma coisa, ou seja, separe seus papéis por ordem de prioridade. Mesmo colocando-os um por cima dos outros, se você priorizá-los, saberá se achar em meio “àquela bagunça” sempre que preciso. Use sempre que possível o teclado do computador para escrever e cada vez menos o papel e a caneta. Em meio à era da tecnologia da informação, usar tinta de caneta quando é possível gravar a informação sem criar lixo é a forma mais inteligente e rápida de estar sempre podendo recuperar essa informação.

Tenha em mente quais são seus maiores objetivos. Faça um exercício e escreva em uma folha de papel seus maiores objetivos no campo pessoal e no campo profissional. Depois descreva ações que os façam chegar até eles. Mas não crie um prazo fixo para cumpri-los. Isso asfixia a pessoa. Melhor do que ter prazo fixo é criar ações objetivas que gerem evolução para se alcançar o objetivo. E partir para a prática!

Quando se está desempregado é mais fácil lidar com o tempo disponível para cumprir tarefas e procurar trabalho, certo? Nem sempre. Organizar o tempo a seu favor na corrida por uma vaga exige planejamento e disposição. Existe até o que alguns consultores e psicólogos chamam de “doença do tempo”, que se manifesta das seguintes maneiras: falta de tempo, medo de perder tempo e possuir tempo sobrando. No caso específico da pessoa estar em busca de um emprego, é preciso evitar o terceiro sintoma, quando a pessoa não sabe o que fazer com o tempo que sobra.


MOTIVAÇÃO ANTES DE TUDO

Antes de colocar em prática qualquer dica de como se usar o tempo as dicas, é preciso estar realmente motivado e disposto a fazer mudanças em seu comportamento. A responsabilidade é toda sua. Portanto, faça uma profunda auto-avaliação e mapeie as dificuldades a serem superadas. Se já estiver motivado suficientemente para transformar seu modo de lidar com o tempo e tornar a busca por emprego mais ágil e promissora, confira as dicas e boa sorte:

- Separar compromissos de ações: Uma coisa são compromissos já agendados e que têm de ser cumpridos; outra são ações importantes, como enviar currículos e pesquisar vagas, mas que você pode realizar sozinho e planejar o momento de execução. Separar esses dois tipos de evento é uma das chaves para dinamizar seu dia-a-dia e ajudá-lo a cumprir seus planos. O melhor a se fazer é colocar os compromissos, como entrevistas de emprego e dinâmicas de grupo já marcadas, em uma agenda (de preferência semanal) e as ações listadas em um outro caderno. Assim, fica bem mais fácil planejar o dia seguinte ou até o resto da semana.

- Priorizando as ações: Com os compromissos já agendados, agora é hora de organizar o cumprimento das ações. Você deve listá-las de acordo com sua importância ou urgência: classifique-as em “A” se forem importantes e urgentes (que têm alto valor e prazo a serem cumpridas. Execute-as no mesmo dia, de preferência); “B” quando possuem importância, mas têm limite de data flexível; e “C”, quando não forem tão essenciais e pouco urgentes. Para ele, as pessoas pecam na execução de tarefas do tipo “B”, pois acabam esquecendo-se delas por causa do prazo mais longo – como uma inscrição de processo seletivo ou concurso, por exemplo.

- Não estipular prazos: Não pense que ao decidir uma data fixa para atingir seu objetivo você se sairá melhor. O prazo pode ser irreal e frustrá-lo caso não consiga o tão sonhado emprego. Lembre-se, mais uma vez, de que o fato de estar procurando trabalho já é um investimento – você está se dedicando hoje para alcançar o resultado de amanhã.

Você já está em uma empresa ou trabalhando ativamente, mas não consegue realizar tudo o que se propõem, principalmente porque sempre que tenta o telefone toca. Bem, imprevistos acontecem e é preciso entender que eles são muitas vezes inimigos do tempo. Mas, mesmo diante de imprevistos, é possível se cumprir uma meta. Para isso, a simples atitude de ter uma agenda não apenas para registrar conquistas amorosas ou encontros pessoais é fundamental. Uma ação legal é a de se escrever ao final do dia, ações importantes (pessoais e profissionais) às quais planeja realizar no dia seguinte. Ao lado da ação coloque, se necessário, nomes, telefones, e-mails, endereços, tudo que lhe crie atalhos para a NÃO PERDA TE TEMPO no dia seguinte.

Quer trabalhar com eficácia? Pense nas horas que realmente pode dedicar ao trabalho, esquecendo da vida pessoal ou de fofocas e bate papos. Integração com equipe de trabalho é legal, mas há momentos para isso. Não superdimensione e nem desvalorize essas horas de trabalho. Definido o espaço de tempo, eleja os focos em três níveis de prioridade: os mais importantes (pelos quais você deve começar e nunca largar a tarefa no meio); os de média importância (que deve realizar na medida do possível) e os de pequena importância (que realiza quando a sobre de tempo permitir).

Reserve intervalos em sua programação especificamente para cuidar de e-mails. Não pare o que está fazendo só para ler e responder e-mails. Isso o tira do foco e faz cair o nível de produção. Ao final do dia reserve um tempinho menor para avaliar se cumpriu os focos daquele “expediente”.

Dizer NÃO também é educado. Nem sempre é grosseiro, depende de como se fala e em qual momento. Quando sabe que as ações lhe tomarão muito tempo ou suspeita que isso possa acontecer diga “não” para solicitações feitas em cima da hora e que não lhe trarão retorno satisfatório. Quando bem dito e bem argumentado (de forma rápida e objetiva) um bom “não” pode ajudá-lo a cumprir seu dia sem correrias. Quando disser “não” justifique tecnicamente e, se for o caso, abra logo a informação de quando esse “não” pode virar um “sim”. Um “não” bem dito pode por vezes tornar o trabalho do profissional até mais respeitado.

Outra dica importante, mas que pouquíssima gente faz com correção: Sempre anote telefones em locais onde terá a certeza de achá-los novamente. Em trabalho muitas vezes passamos bom tempo ao telefone, dessa forma – como não somos uma máquina avançada de memória – podemos usar os mesmos números várias vezes. Se perdermos o local onde os anotamos, perderemos tempo em achá-los toda vez que formos ligar para tais números de telefone. Parece besteira, mas não é, este é um dos maiores motivos de perda de tempo em horário de trabalho. Tenha uma agenda on line; organize os contatos em ordem alfabética, ou em ordem de empresas, ou por nível de relacionamento; exemplo: clientes / parceiros / fornecedores / serviços / uso pessoal etc. Outro ponto do telefone que pode prejudicar a administração do tempo é esse aparelhinho da alta tecnologia chamado celular. Se estiver trabalhando e o telefone tocar diga com gentileza “que não está podendo falar”, “que está muito ocupado”, diga a quê horas a pessoa poderá ligar ou se prefere que você ligue e a quê horas. Saiba dizer isso mesmo a um superior em casos extremos, afinal, o superior (se for um grande profissional) saberá posteriormente valorizar o resultado daquele tempo dedicado ao trabalho.

Seja HUMILDE CONSIGO MESMO. Mas o que significa isso? Avalie se aquela tarefa pode mesmo ser realizada por você no tempo para a qual está se propondo a realizar. Querer dar o passo maior do que a perna é perda, literalmente, de tempo e de dinheiro. Muitos trabalhos deixaram de ser bem-sucedidos porque estavam sendo realizados por pessoas que não tiveram a humildade de avaliar que não era capazes para tanto.

Mas e quando eu sou capaz de realizar muita coisa e as tarefas começam a se acumular? Nesse caso deve-se avaliar com precisão o que tem menos prioridade e pode efetivamente ser adiado. Outro ponto deste ponto: saiba delegar tarefas. Ás vezes você pode ser ajudado por parentes, colegas de trabalho e amigos de confiança. Saiba o quê você está delegando e a quem. Avalie sempre os prós e contras e seja objetivo na explicação daquilo que deseja da pessoa.

Bem, aqui não estão todas as dicas possíveis. Nem poderiam estar. Não temos espaço para isso. Mas se você quer saber mais sobre como administrar seu tempo, adquira o livro “Administração do Tempo: Método Prático – Reorganize a sua vida e o seu trabalho” de Brian Clegg, publicado recentemente aqui no Brasil pela Qualitymark Editora (compre no site www.qualitymark.com.br).