Se pararmos para pensar, boa parte de nossos dias e de nossas vidas passamos ao telefone. Este aparelho, que revolucionou o mundo já no início do século passado, continua a ser a grande solução ou o grande problema para muita gente.

Tudo depende de como você o utiliza. Esta peça eletrônica pode ajudar a ampliar a produtividade, facilitar sua vida, ajudar a reduzir o estresse - e o contrário de tudo isso. Ter bom senso para utilizar bem esse equipamento é fundamental para tornar seu dia-a-dia mais produtivo. Ainda mais em um momento em que o país atravessa um momento de elevação de tarifas e dores de cabeça aos usuários, obrigados a constantes mudanças nos planos de pagamento.

Quando o telefone se torna um inimigo
Algumas pessoas não suportam o simples toque do telefone - muitas vezes com razão. Pessoas ligam desesperadas e mesmo com oito ou noves toques sem atendimento insistem em esperar. A impaciência de quem ouve esses toques estridentes acontece principalmente com aqueles que não conseguem controlar as ligações que recebem e, por isso, se tornam vítimas do telefone. As constantes chamadas tiram a concentração do trabalho, interrompem as atividades, provocam perda de tempo, atrapalham as horas de lazer e causam outros transtornos. Quem poderia gostar de tudo isso?
Conseqüência: o telefone, se não for bem administrado, pode se tornar seu inimigo. Informe às pessoas como localiza-lo, tenha sempre uma secretária eletrônica ou, se não puder, informe a elas que desistam após o terceiro ou quarto toque, ou ainda que usem mais o e-mail.

Quando o telefone se transforma em aliado
Agradeça diariamente a Graham Bell pela invenção do telefone. O telefone encurta distâncias, faz circular a informação rapidamente, transporta emoção e afeto, pode ajudar a aumentar a produtividade em muitas situações. Nesse prisma, gostar do telefone é a tendência natural. O ponto é aprender a utilizar o telefone, administrar as chamadas e, com isso, tornar seu uso eficaz. Faz parte da boa educação e civilização usar bem esse recurso que pode facilitar bastante nossa vida. Fale ao telefone apenas o indispensável, apenas o que puder contribuir para um melhor contato pessoal. Tudo o que puder dizer pessoalmente o faça.

Reduzir o uso é a primeira regra
Uma análise detalhada de muitas contas em cada uma de suas linhas vai mostrar que 80% das ligações são inúteis. O pior: esse tipo de ligação gera perda de tempo para pelo menos duas pessoas e interrompe o uso eficiente de um equipamento de trabalho. Diminuir o tempo ao telefone e o número de ligações é o primeiro passo para tornar esse instrumento um aliado. Observe se o seu interlocutor usa bastante o e-mail. Em caso positivo, prefira este tipo de comunicação, até porque boa parte das conexões de Internet atuais ocorre via cabo, bem mais em conta.
Procure ser objetivo em uma conversa telefônica e ir direto ao ponto. Namorar pelo telefone é um fator de contas elevadas e muitas dores de cabeça, principalmente se mais tarde o romance não der certo.

O telefone pode tornar-se um vício?
O telefone tende a tornar-se um vício como outro qualquer na vida das pessoas. O indivíduo, preocupado em melhorar sua produtividade e qualidade de vida, deve combater disciplinadamente a mania de ficar horas a fio ao telefone. Cronometrar suas ligações é uma boa dica. Outra é a de logo no início da conversa, com elegância, dizer logo o objetivo da ligação e afirmar que dali a pouco terá que desligar em função de alguma tarefa ou compromisso inadiável. Pedir à sua prestadora uma conta detalhada com os minutos das ligações também ajuda esse monitoramento, pois o usuário identifica os números de telefone para os quais geralmente as ligações são mais longas. Depois basta estudar a melhor estratégia de como reduzir o tempo de ligações para aquela pessoa.

Gerenciar é fundamental

Para que o telefone seja efetivamente um aliado em sua vida, aprenda a gerenciá-lo. Por isso, uma auto-análise é fundamental. Responda às seguintes perguntas:

1) Quais são os problemas que o telefone gera para mim?
Exemplos de possíveis respostas: Perco alguns compromissos quando a ligação se estende / Não consigo controlar o tempo quando ligo para aquela pessoa / Não consigo deixar de atender às inúmeras ligações que recebo diariamente.

2) Quais são as dificuldades que tenho no uso do telefone?
Exemplos de possíveis respostas: Não consigo reduzir meu tom de voz ao falar / Não consigo falar ao telefone e ao mesmo tempo executar outra tarefa

3) Como posso utilizá-lo de um modo melhor?
Exemplos de possíveis respostas: Devo olhar ao meu redor, verificando quem está por perto sempre antes de atender ao telefone para decidir o melhor posicionamento e tom de voz / Devo esgotar todas as formas de contato antes de usar o telefone, em especial se for um interurbano etc.

Agora é só usar o bom senso e utilizar o telefone de forma eficaz.

Dicas para o bom uso do telefone:
- Defina um horário para suas ligações.
- Quando estiver fazendo um trabalho importante, que exija concentração, não atenda às ligações (verifique se alguém pode fazer isso por você e peça com gentileza este favor).
- Procure falar de modo objetivo - atenha-se ao assunto – deixe para contar história em um papo pessoal.
- Se o tema não for importante, não "alugue" os outros com ligações intermináveis, principalmente se essas pessoas forem importantes e ocupadas (Caso contrário você estará transmitindo uma imagem negativa).
- Não deixe ninguém esperando inutilmente do outro lado da linha e nem fique esperando demais se alguém lhe pedir “um instantinho”.
- Não atenda ao telefone (exceto em caso de urgência) diante de visitas, em reuniões importantes ou em entrevistas; isso, geralmente, é falta de educação e perda de tempo.
- Para inibir aquelas pessoas desagradáveis, que tomam seu tempo, dê um tom de urgência e pressa à conversa - quando o assunto for irrelevante, lógico!
- Dê retorno a quem deixou recado, mas seja lacônico no retorno, econômico nas palavras. Como diz o ditado “para o bom entendedor, meia palavra basta”.
- Quando você ligar para alguém, espere na linha - deixar o outro aguardando do outro lado é falta de educação.

É claro que existem muito mais dicas, mas aqui estão as básicas. Fique atento e boa ligação!